Unternehmer und Unternehmerinnen mit Barumsätzen müssen damit rechnen, dass die Finanzpolizei oder das Finanzamt die Registrierkasse überprüft. Eine solche Registrierkassennachschau kann mitunter sehr kurzfristig oder unangekündigt erfolgen. Ziel ist es, Manipulationen zu verhindern und die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Belegerteilungspflichten zu kontrollieren.
Die Registrierkassenpflicht gilt grundsätzlich ab einem Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro netto und Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro netto, wobei auch Kartenzahlungen mitzählen. Es gibt Ausnahmen (z.B. gewisse Vereinsfeste, Umsätze im Freien). Zusätzlich besteht eine allgemeine Belegerteilungspflicht: Bei jeder Barzahlung ist ein Beleg auszustellen und eine Kopie sieben Jahre aufzubewahren.
Die folgende Checkliste können Sie als praktische Vorbereitungshilfe verwenden und im Betrieb aufliegen lassen:
| Organisatorische Vorbereitung und Dokumentation | |
| o | Ansprechperson im Betrieb benennen (z.B. Geschäftsführung, Filialleitung, Kassenverantwortliche) |
| o | Kontaktdaten der Steuerberatungskanzlei griffbereit halten |
| o | Verfahrensdokumentation zur Kasse vollständig und aktuell halten (Bedienungsanleitung, interne Prozesse, Verantwortlichkeiten) |
| Technische Vorbereitung und Dokumentation | |
| o | Bestätigung, dass die Registrierkasse RKSV‑konform ist, inklusive aktiver technischer Sicherheitseinrichtung (Signaturkarte) |
| o | Ausdruck oder Datei mit Registrierungsbestätigung der Kasse (FinanzOnline‑Auszug) |
| o | Startbeleg vorhanden und abgelegt; Protokoll der Kassenregistrierung in FinanzOnline ausgedruckt oder elektronisch auffindbar |
| o | Seriennummern von Kasse und Signaturkarte dokumentiert |
| o | Kassen‑Software am aktuellen Stand (Updates des Herstellers eingespielt) |
| Dokumentation der laufenden Kassenführung | |
| o | Für jede Barzahlung wird ein vollständiger Beleg ausgegeben, Kopien werden gespeichert |
| o | Tagesabschlüsse werden täglich, Monatsabschlüsse zeitgerecht durchgeführt und dokumentiert |
| o | Wechselgeldbestand ist dokumentiert; Kassenübergaben werden protokolliert, Umgang mit Differenzen und Stornos ist beschrieben |
| o | Stornos, Retouren, Trinkgelder und Rabatte sind nachvollziehbar erfasst und im System entsprechend gekennzeichnet |
| o | Sicherungen der Kassendaten (z.B. externe Festplatte, Server, Cloud‑Backup) |
| o | Datenerfassungsprotokolle (DEP 7 und DEP 131) regelmäßig sichern und vor unbefugtem Zugriff schützen. Empfehlung: mind. quartalsweise Sicherung; bei Online-Kassensystemen mit automatischer Sicherung trotzdem externe Sicherung zumindest jährlich |
| o | Übertrag in Buchhaltung und Dokumentation zum Abgleich mit Registrierkasse |
| o | Kassendaten und sonstige Aufzeichnungen: sieben Jahre Aufbewahrungspflicht |
| Verhalten im Prüfungsfall | |
| o | Ruhe bewahren, Dienstausweise zeigen lassen, nach dem Zweck der Kontrolle fragen und Prüfungsauftrag zeigen lassen |
| o | Sofort die benannte Ansprechperson und möglichst rasch die Steuerberatungskanzlei informieren |
| o | Kassenjournal bzw. Exportdateien im BMF‑Format (z.B. Datenerfassungsprotokolle DEP‑Export) auf Verlangen bereitstellen |
| o | Nullbeleg in Anwesenheit des Prüfers erstellen. Der Nullbeleg ist ein manipulationssicherer Beleg, dessen QR-Code mit einer speziellen Prüf-App kontrolliert wird. |
| o | Nur tatsächliche Abläufe schildern, keine Spekulationen; Unklarheiten offen ansprechen |
| o | Feststellungen in der Niederschrift sorgfältig lesen; bei Unklarheiten um Erklärung bitten, bevor unterzeichnet wird |