Registrierkassen im laufenden Betrieb
Inzwischen haben es die meisten geschafft, ihre Registrierkasse in Betrieb zu nehmen und den Startbeleg mit der Belegcheck-App zu prüfen. Doch auch im laufenden Betrieb hält uns die Registrierkasse auf Trab. Hier finden Sie die Aufgaben, die die Finanz fordert.
Monatlich
Die Registrierkasse muss zumindest monatlich abgeschlossen werden. Üblicherweise schließt man aber nicht monatlich sondern täglich mit dem Tagesabschluss ab. Dabei wird ein Beleg ausgedruckt oder elektronisch abgespeichert. Dieser braucht allerdings nicht mit der Belegcheck-App geprüft werden. Bewahren Sie diesen Beleg sieben Jahre auf.
Quartalsweise
Das vollständige Datenerfassungsprotokoll (DEP) muss zumindest quartalsweise auf einem elektronischen Speichermedium gesichert werden. Externe Festplatten, USB-Sticks oder externe Server etwa sind dafür geeignet. Wichtig aber: Das DEP muss unveränderbar und vor Zugriff sicher sein.
Fragen Sie Ihren Kassenanbieter, wie das DEP gesichert wird. Bei Online-Kassensystemen erfolgt die Sicherung zumeist automatisch. Das DEP muss ebenfalls sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Wenn die Sicherung das gesamte DEP speichert, muss man immer nur das letzte Protokoll behalten.
Am Ende des Jahres
Der letzte Beleg der Registrierkasse vor dem Jahreswechsel ist der Jahresbeleg. Unternehmerinnen und Unternehmer müssen zum Jahresende noch den Jahresbeleg ihrer Registrierkasse ausdrucken und aufheben. Auch für Unternehmen mit abweichendem Wirtschaftsjahr gilt der Stichtag 31. Dezember.
Bei Saisonbetrieben wie etwa Freibädern kann der Jahresbeleg auch zu Saisonende, spätestens jedoch vor Saisonanfang im neuen Jahr erfolgen. Wer über Silvester offen hat und Umsätze tätigt, darf den Jahresbeleg auch nach Geschäftsschluss oder bis zum nächsten Öffnungstag ausdrucken – aber maximal eine Woche später. Der Jahresbeleg muss wie der Startbeleg zu Beginn mit der Belegcheck-App bis spätestens 15. Februar des Folgejahres überprüft werden.
Ausfall der Registrierkasse
Wenn die Registrierkasse länger als 48 Stunden ausfällt, muss man dies melden. Die Meldung muss innerhalb einer Woche über FinanzOnline erfolgen. Dafür stehen verschiedene Eingabemasken zur Verfügung, je nachdem, ob die Kasse selbst defekt ist oder die Signaturerstellungseinheit einen Fehler aufweist. Anzugeben sind der Grund und der Beginn des Ausfalls mit Datum und Uhrzeit. Funktioniert die Kasse wieder, ist die Wiederinbetriebnahme ebenfalls zu melden. Im Falle einer gescheiterten Instandsetzung oder einer irreparablen Datenbeschädigung muss man die Außerbetriebnahme melden.
Tipp:
Holen Sie sich vom Finanzamt einen FinanzOnline-Zugang, damit Sie gegebenenfalls den Ausfall selbst melden können! Wir unterstützen Sie dabei.