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Rechnungswesen
28. November 2016

Neue Wege im Rechnungs­we­sen – Schwerpunkt ER

Das Thema Digitalisierung ist allgegenwärtig in unserer Arbeitswelt. Gerade im Bereich Rechnungswesen be­ste­hen viele Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu auto­ma­ti­sieren. In dieser Ausgabe widmen wir uns den Eingangs­rech­nun­gen (ER):

Ein paar Fakten

Eine Studie von Deloitte zeigt, dass die österreichischen Un­ter­nehmen ein sehr ambivalentes Verhältnis zum Thema E-Rechnung haben. 60 % der Unternehmen digitalisieren be­reits alle Papierrechnungen, aber gleichzeitig drucken 60 % der Unternehmen elektronisch einlangende Ein­gangs­rechnungen nach wie vor aus. Nur 26 % der Be­frag­ten entsorgen den Originalbeleg nach der Digi­talisierung.

Elektronischer Empfang von Rechnungen

Wer ERs bereits elektronisch empfängt, braucht diese nicht mehr zu scannen. Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein zB rechnung@ihredomain.at und bitten Sie Lieferanten um E-Rechnungen per PDF. Wenn Ihr Lieferant bereits elek­tro­nisch lesbare Informationen mit QR-Code mitschickt – um­so besser!

Der klassische ER-Workflow (siehe Grafik unten):

Im digitalen Zeitalter erfolgt dieser Ablauf elektronisch.

  1. Erfassung: Papierbelege werden gescannt und elek­tro­nische Rechnungen archiviert. Ausdrucken würde einen Systembruch bedeuten! Besorgen Sie einen leistungs­starken Scanner (kein Flachbettscanner). Mit dem Post­ein­gang kann bereits eine Erfassung in einem ER-Kon­trollprogramm erfolgen. Sinnvoll: Mittels OCR-Er­kennung und Schablonen werden Haupt­lieferanten automatisch erkannt.
  2. Kontrolle: Hier benötigen Sie ein elektronisches ER-Kon­troll­system, das die Rechnung an den verantwortlichen Mitarbeiter zur inhaltlichen, formalen und rechnerischen Kontrolle weiterleitet.
  3. Freigabe: Hier kann auch eine Vorkontierung stattfinden.
  4. Verbuchung: Übernahme aus ER-Kontrolle oder Schnitt­stelle
  5. Bezahlung: Zahlungsfreigabe und automatischer Über­weisungsfile.

ER-Kontrollprogramm

Das Programm zur ER-Kontrolle kann in Ihrer Branchen­soft­ware integriert sein. Dann benötigt man eine Schnittstelle zur FIBU, damit die bereits digital erfassten ERs ohne Rei­bungsverluste übernommen werden können. Die ER-Kon­trolle kann aber bereits im Rechnungs­wesen­pro­gramm angesiedelt sein. Wir unter­stützen Sie gerne bei der Ein­führung.

Vorsteuerabzug und gesetzliche Aufbewahrung

Für den Vorsteuerabzug ist es erforderlich, dass die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung, die Unversehrtheit ihres In­halts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Dazu muss ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren (Workflow) ein­ge­richtet werden, das den Zusammenhang zwischen Liefe­rung oder Leistung und Rechnung herstellt. Die E-Rech­nung muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sie­ben Jahren vollständig reproduzierbar sein. Ist das erfüll­bar, dürfen Sie die Papierbelege nach dem Scannen ver­nichten.

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